Aprenda a implementar trabalho remoto em sua empresa

Hoje, a preservação da saúde devido à disseminação do COVID-19 nos obriga a evitar o contato com outras pessoas, tanto quanto possível, o que nos impede de estar pessoalmente na empresa em que trabalhamos.

As recomendações de saúde já foram compartilhadas por diferentes mídias, para que juntos possamos ajudar a minimizar a transmissão do vírus. Medidas como evitar espaços com grandes multidões de pessoas, usar máscaras em caso de doença, lavar as mãos constantemente e usar gel antibacteriano são muitas das já conhecidas.

Apesar dessas indicações de saúde, para muitas empresas não está claro como adotar uma medida de prevenção que não ponha em risco suas atividades. Atualmente, muitas dessas empresas estão avaliando os riscos de uma queda em sua produtividade e uma potencial perda de renda.

Para as organizações, é vital que seus colaboradores continuem sendo produtivos e, portanto, a definição de uma estratégia de trabalho remoto que mantenha a produtividade é relevante nos momentos em que os colaboradores não podem trabalhar nas sedes da organização, como geralmente é o caso. Este conteúdo, mostraremos como estabelecer essa estratégia e o que você deve levar em consideração.

Contexto histórico

Há muito tempo se fala em mecanismos e procedimentos para que os funcionários de uma empresa possam desempenhar suas funções primárias sem precisar estar nas dependências da organização.

Foi assim que nasceu o trabalho remoto, como uma estratégia na qual um funcionário pode executar suas tarefas independentemente da sua localização geográfica. Estratégias para incentivar os funcionários a uma melhor qualidade de vida, juntamente com medidas como rodízio de veículos, têm sido trabalhadas em muitas organizações em todo o mundo.

Alguns governos impulsionam essas iniciativas e promovem como benefícios fiscais para as empresas que adotam esse mecanismo como uma alternativa para seus colaboradores. Em alguns países com ciclos de inverno e condições extremas de neve como o Canadá, é comum que os funcionários façam trabalho remoto quando o clima ou as condições ambientais são adversas.

Nos Estados Unidos, 54% dos funcionários trabalham remotamente pelo menos uma vez por mês, 48% trabalham remotamente pelo menos uma vez por semana e até 30% trabalham remotamente em período integral. Na Colômbia, o governo vem promovendo esse tipo de trabalho e iniciou o desenvolvimento da estrutura regulatória para a aplicação dessa flexibilidade no horário de trabalho.

É por isso que algumas empresas, diante de uma situação de saúde como a que estamos expostos no momento devido ao COVID-19; eles estão preparados e podem aplicar facilmente seus processos definidos, para que seus funcionários possam trabalhar remotamente sem nenhum problema. Assim, essas empresas minimizam seus riscos de baixa produtividade e controlam um possíveis perdas de receita. Se sua empresa ainda não pensou nessa estratégia, convidamos você a saber como construí-la de maneira rápida e fácil.

Componentes de uma estratégia de trabalho remota

Começa com os três pilares básicos: processos, ferramentas e cultura organizacional. Para isso, apresentamos os principais aspectos a serem definidos em cada um deles.

1. Processos

Você deve saber o que, como e quem realiza cada processo de produção na cadeia de valor da sua empresa. Existem processo que são de natureza administrativa, produtiva e comercial, e para a estratégia de trabalho remoto, deverão ser identificados quais os processos requerem máquinas, informação, processos industriais e elementos em geral que só você pode tê-los nas instalações da sua empresa.

Nesse ponto, você poderá identificar os processos que requerem ferramentas digitais em sua grande maioria, como sistemas de informação, aplicativos de escritório e equipamentos de computador ou dispositivos móveis.

Nem todos os processos podem ser incluídos na estratégia de trabalho remoto. A classificação destes será o caminho para definir a estratégia.

2. Cultura Organizacional

São as pessoas que realizam as tarefas produtivas da sua empresa e a maneira como as executam geralmente define sua facilidade ou grau de satisfação. Há pessoas cujo hábito sempre foi trabalhar em um escritório. Portanto, removê-los da zona de conforto e levá-los ao trabalho remoto pode ser um risco a ser avaliado.

Assim, o sucesso da sua estratégia de trabalho remoto dependerá da adoção que seus funcionários derem a ela. Geralmente, você encontra um pouco de resistência, principalmente se falamos de colaboradores que não pertencem às gerações milenares e centenárias, que se adaptarão rápida e facilmente ao trabalho remoto.

É importante, então, determinar quais de seus funcionários podem trabalhar remotamente, com impacto mínimo em sua situação pessoal. Lembre-se de que nem todos os seus funcionários concordam ou estão dispostos a fazê-lo.

Para promover o trabalho remoto, sua empresa deve executar uma campanha de gerenciamento de mudanças na qual os funcionários são mostrados as instalações do trabalho remoto e enfatizando a corresponsabilidade na atual situação de saúde. Recomendamos que essa estratégia reforce mensagens como:

• Cuide de você.
• Proteger entes queridos, familiares e amigos.
• Melhorar as condições de mobilidade.
• Responsabilidade corporativa para que, como colaborador, você possa ajudar a manter sua empresa produtiva.
• Responsabilidade social com seu país para controlar a situação.
• Indique que é uma situação temporária de força maior.

Agora sua empresa está clara sobre os processos e funções que podem levar a uma estratégia de trabalho remota, mas resta definir como.

3. Ferramentas

Este pilar define como e com o que executar a estratégia de trabalho remoto. Esta seção deve identificar claramente quais as ferramentas usar em cada um dos processos e funções definidas nas duas colunas anteriores, tendo em conta que essas ferramentas serão usadas agora a partir de um local diferente do ambiente de sua empresa.

Para garanti-las, você deve ter claro que a grande maioria delas exigem controles de acesso que  normalmente usam um serviço de diretório ativo e a informação existente na rede corporativa forma privada . Portanto, os usuários devem se autenticar para usar as ferramentas posteriormente.

Esses casos podem ser sistemas de informações, aplicativos de escritório e, em geral, a maioria dos aplicativos particulares que sua empresa possui em um servidor, na sede física ou com um fornecedor. Neste caso, para proporcionar o acesso a seus funcionários remotos , é necessário fornecer acesso nas mesmas condições como se estivessem nas instalações da empresa.

Para fazer isso, nós recomendamos que sua empresa tenha um ponto de acesso público à rede privada para os funcionários a entrar virtual mente para a rede da empresa. E l acesso de funcionários pode ser feito através de qualquer serviço de Internet como cada um tem em sua residência.

O principal aspecto da empresa é poder habilitar o ponto de acesso público com as condições de controle e segurança que minimizam riscos.  Para isso, você pode implementar um terminal de link virtual para cada funcionário conhecido como Gateway VPN.

Essa VPN consiste em um computador conectado simultaneamente à Internet e à rede corporativa privada da empresa. A VPN oferece a capacidade de conectar o computador de cada funcionário remoto, executar o processo de autenticação no Active Directory e validar as credenciais da mesma maneira como se você estivesse fisicamente na empresa.

Além disso, a VPN oferece serviços de proteção do tipo Firewall para garantir que apenas funcionários remotos tenham acesso ou troquem tráfego com eles, criptografando o tráfego para impedir que as informações da entidade passem pela Internet. .

Na InterNexa, recomendamos a implementação desses serviços VPN para receber as conexões de funcionários remotos. É importante dimensionar o número de funcionários simultâneos, a largura de banda da Internet que cada funcionário possui em sua residência e a largura de banda da Internet que a empresa precisa para interconectar o equipamento do Gateway VPN entre a Internet e a rede corporativa privada.

Nos casos em que não é possível gerar um ponto de acesso público à sua rede corporativa privada via VPN Gateway, é possível fornecer aos seus funcionários acesso a um ambiente virtual semelhante ao seu computador, no qual você encontrará todos os recursos dos sistemas de informação e aplicativos corporativos necessários.

Essa ferramenta é conhecida como área de trabalho virtual. O funcionário remoto se conectará usando a Internet de sua residência e acessará a área de trabalho virtual. Ele será autenticado e uma tela de computador virtual será aberta no seu computador para funcionar. Todas as atividades realizadas pelo empregador estarão na plataforma de desktops virtuais e as informações residirão lá sem passar para o computador do funcionário.

Alguns aplicativos podem não exigir informações ou autenticação local na rede privada corporativa. É o caso de aplicativos que residem na nuvem pública, como aqueles que estão nas plataformas I aaS (AWS, Azure Devops, Google Cloud, Thunder) e aqueles que residem diretamente nas plataformas SaaS do provedor (Office 365, SAP Cloud , Sugar CRM).

Nesse caso, as ferramentas produtivas que seus funcionários precisam já têm acesso direto usando a Internet. Portanto, os colaboradores remotos usarão sua Internet pessoal e acessarão essas plataformas diretamente onde os provedores dessas plataformas serão responsáveis ​​pela autenticação.

A interação humana é muito importante para o desenvolvimento das atividades diárias dos funcionários. Não basta apenas acessar sistemas e aplicativos de informação para ter o ambiente de trabalho necessário para desempenhas as atividades no computador do colaborador.

Todo funcionário exige interação diária com outros funcionários. Um telefonema, um bate-papo, uma conversa e até uma videoconferência permitem que eles estabeleçam relações com os seres humanos através dos principais canais de nossos sentidos: visão, audição e fala.

Portanto, na estratégia de trabalho remoto, é necessário incluir as ferramentas que permitem ao empregado realizar essa interação com seus colegas como ele faz no escritório, o que permitirá uma comunicação eficaz para a tomada de decisões.

É importante ter em mente que as ferramentas colaborativas devem ser de natureza corporativa e ter mecanismos de segurança cibernética que protegem a confidencialidade e a integridade das informações. Recomendamos o uso de serviços corporativos e seguros de telefonia IP, comunicações unificadas, colaboração e videoconferência.

Esses serviços devem estar disponíveis nos diferentes dispositivos que o funcionário remoto usa, como computador, tablet ou telefone celular. É uma boa prática abster-se de usar ferramentas pessoais para fins corporativos, como WhatsApp, Facetime, Skype, etc.

Desafios para as organizações

Nesse ponto, sua estratégia de trabalho remoto já tem a definição dos processos e pessoas a quem será direcionada. Da mesma forma, foram identificadas as ferramentas que ele utilizará para facilitar o acesso aos aplicativos e sistemas de informação de uso diário.

Da mesma forma, terá ferramentas que ajudarão na interação humana entre os funcionários de maneira sensorial com chamadas de voz, bate-papo, conteúdo compartilhado e videoconferência.

Essa estratégia de trabalho remoto representa um desafio organizacional para todas as empresas, onde cada funcionário deve ter atitude, disposição e recursos mínimos em sua residência, como um computador, telefone celular e uma conexão estável à Internet (Internet de banda larga como a que você usa para a Netflix) .

A organização no nível de recursos humanos deve garantir o gerenciamento de mudanças para socializar o plano de adoção remota do trabalho, mas as áreas de TI são as que têm maior desafio, pois devem fornecer as ferramentas necessárias para o desenvolvimento das atividades. Para eles, recomendamos as equipes de TI considerarem os os seguintes pontos:

• Condições de controle e autorização em pontos de acesso remoto à rede corporativa privada para validar a identidade dos funcionários em trabalho remoto que precisam acessar.
• Manter mecanismos de prevenção e proteção para pontos de acesso remoto ou através da infraestrutura de proteção perimetral, tipo Firewall.
• Se houver uma infraestrutura de segurança centralizada instalada anteriormente, as permissões de acesso ao tráfego SSL VPN e as capacidades de processamento do equipamento existente deverão ser validadas.
• Avalie as larguras de banda da Internet que a empresa precisa fornecer no acesso remoto aos usuários entre o ponto de acesso remoto e a rede corporativa privada.
• Avalie as versões dos sistemas operacionais de computador que os funcionários remotos usarão para avaliar e corrigir possíveis atualizações do sistema operacional.
• Avalie o tipo de conexão que os colaboradores têm em suas residências. É importante ter em mente a largura de banda, pois o uso de aplicativos de entretenimento geralmente afeta a largura de banda disponível.
• Avalie permissões de conexão de rede não corporativa para computadores corporativos que os funcionários usarão em suas residências.

E se eu não posso fazer nada

Quando um funcionário precisa trabalhar remotamente, mas não existe uma ferramenta como as anteriores, isso não é viável no nível corporativo; é necessário garantir sua produtividade mesmo quando o colaborador é remoto.

Nesses casos, sugerimos o uso de equipamentos para fins específicos instalados na residência do funcionário. Este dispositivo se conecta à Internet de banda larga do colaborador e estabelece uma conexão segura do tipo VPN entre o computador e a rede corporativa privada.

Por meio deste equipamento, a proteção completa da confidencialidade e integridade das informações é realizada por meio de mecanismos como Firewall e criptografia de todos os dados via VPN. Além disso, ele pode lidar com controles e restrições dos aplicativos a serem usados, acessos a sites com conteúdo explícito e melhorar a qualidade da experiência do usuário final para acelerar os aplicativos corporativos que o colaborador remoto pode exigir.

Os dispositivos dos funcionários estão conectados a esse equipamento específico que utiliza as tecnologias SDWAN, VPN e Firewall de nova geração, via cabo ou Wi-Fi privado. Além disso, outros periféricos, como telefones IP ou câmeras de videoconferência, podem ser conectados para uma experiência de trabalho remota multissensorial.

Na InterNexa, temos todas as soluções necessárias para facilitar o desenvolvimento e o suporte da estratégia de trabalho remoto que sua empresa exige. Entre em contato conosco e vamos apoia-lo nesse momento de crise onde o que você mais precisa é da ajuda de um especialista o mais rápido possível.